Bürgerportal Bergisch Gladbach – Von der Excel-Tabelle zum professionellen CRM

Art: Lokaljournalismus

Über das Unternehmen: Das Bürgerportal Bergisch Gladbach ist ein Community-zentriertes Lokalmedium, das 2009 gegründet wurde. Das Bürgerportal versteht sich als klassische lokale Tageszeitung, die aber nicht gedruckt, sondern jeden Morgen als Newsletter erscheint. Der Newsletter, alle Inhalte auf der Website und alle Veranstaltungen sind kostenlos. Der Kern der Finanzierung sind keine Abos, sondern ein Mitgliedermodell: Rund 1.000 Menschen unterstützen das Bürgerportal über den sogenannten Freundeskreis freiwillig.

Als Georg Watzlawek 2014 den Freundeskreis ins Leben rief, war das Konzept eines freiwilligen Mitgliedermodells im Lokaljournalismus noch ein Experiment. Seine Vision: Statt Inhalte hinter eine Bezahlschranke zu stellen, wollte er die Leserinnen und Leser des Bürgerportals dazu einladen, das Projekt aus Überzeugung zu unterstützen. Die Idee ist aufgegangen. Heute unterstützen mehr als 1.000 Menschen mit einem monatlichen oder jährlichen Beitrag. Das Bürgerportal wurde zu einem der Pioniere in der Branche.

„Unser Ziel war es immer, relevante lokale Informationen für alle zugänglich zu machen“, erklärt Watzlawek. „Der Freundeskreis ist dabei unser Rückgrat. Die Unterstützung der Mitglieder ermöglicht es uns, unabhängig und nachhaltig zu arbeiten.“

Eine administrative Herausforderung

Von Anfang an bot das Bürgerportal viele verschiedene Zahlungswege, um möglichst vielen Menschen die Unterstützung zu ermöglichen. Ob per Lastschrift, Dauerauftrag, manueller Überweisung, bar oder später über die Plattform Steady – die Flexibilität war ein Erfolgsfaktor, wurde aber auch zu einer immer größeren administrativen Herausforderung.

Um den Überblick über die Zahlungen zu behalten, begann Watzlawek, alles in einer Excel-Tabelle zu dokumentieren. „Ich habe jede Zahlung von Hand eingetragen, egal ob sie per Lastschrift oder Überweisung kam. Das hat funktioniert, aber je größer der Freundeskreis wurde, desto mehr Zeit hat es gefressen“, erinnert er sich. Zahlungseingänge zu kontrollieren und zu dokumentieren, Lastschriften einzuziehen, Erinnerungs-E-Mails zu verschicken, neue Mitglieder einzupflegen oder alte zu löschen – all das wurde mit wachsender Mitgliederzahl immer aufwendiger.

CRM statt Excel-Tabelle

Seit 2021 verwaltet das Bürgerportal die Freundeskreis-Community mit beabee. In der zentralen Datenbank sind alle Mitglieder jetzt an einem Ort gebündelt. Die meisten Mitglieder zahlen ihren Beitrag jetzt direkt über das in beabee integrierte Zahlungstool, per automatischer Lastschrift, Kreditkarte oder Paypal. Die Abrechnung erfolgt automatisch über den in beabee integrierten Zahlungsdienstleister Stripe. Einige Mitglieder wollen ihren Beitrag nach wie vor lieber selbst überweisen. Durch die Flexibilität des beabee-CRMs lässt sich auch das abbilden.

„Ich würde schätzen, dass mit beabee unser Verwaltungsaufwand für den Freundeskreis insgesamt um zwei Drittel gesunken ist”, sagt Watzlawek. „Die gesparte Zeit kann ich jetzt in die inhaltliche Arbeit und den direkten Austausch mit unserer Community stecken.”

Durch die Anbindung an das Newsletter-System des Bürgerportals ist es auch leichter geworden, die Mitglieder des Freundeskreises gezielt zu erreichen. Zum Beispiel, um ihnen Einladungen zu Veranstaltungen zu schicken oder sie zu bitten, ihren Beitrag zu erhöhen.

Jetzt ist auch nachhaltiges Wachstum möglich

Während früher, bei der Verwaltung von Hand, jedes neue Mitglied zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutete, ist der Freundeskreis jetzt viel wachstumfähiger. „Durch beabee ist es jetzt fast egal, ob wir 2, 10 oder 100 neue Mitglieder dazu gewinnen“, sagt Watzlawek, „der Verwaltungsaufwand steigt mit jedem Mitglied jetzt nur noch marginal.”

2024 hat das Bürgerportal mit einer Kampagne endlich die Marke von 1.000 Mitgliedern geknackt. Der Freundeskreis macht damit knapp die Häfte der Finanzierung des Bürgerportals aus. „Ohne beabee hätte unser Freundeskreis nicht so wachsen können, wie er es aktuell tut”, sagt Georg Watzlawek. „Die Verwaltung wäre irgendwann, ohne zusätzliches Personal, schlicht nicht mehr möglich gewesen.”